Plánování s novým obchodníkem21. září 2011
První týdny po nástupu nového obchodníka do společnosti jsou klíčové. Rozhodují o obchodníkově motivaci a o tom, jestli ve společnosti zůstane a jak bude produktivní. Nejen manažer se v prvních týdnech utvrzuje, že vybral správně. I obchodník musí nabýt pocit, že se ve firmě dobře uživí, že je reálné dosáhnout motivačních výsledků a tím i adekvátní odměny, která bývá v obchodě odvislá právě od výkonu.
Nezastupitelná je v prvních týdnech osobnost manažera a jeho vůdčí schopnosti. Ještě před samotným plánováním je třeba věnovat čas dlouhodobější vizi a vysvětlení, kam firma směřuje, jaké jsou cíle týmu, jehož je obchodník členem, jaká v něm bude obchodníkova role a jaká jsou jeho očekávání.
Manažer by měl obchodníka přehledně seznámit s tím, co ho v nejbližších týdnech bude čekat. V praxi se osvědčil jednostránkový plán zapracování/adaptace, kde jsou krátce popsány všechny nejdůležitější činnosti, které si obchodník osvojuje v prvních 3 měsících po svém nástupu. Jedná se např. o systém akvizice nových klientů, systém správy stávajícího klientského kmene, zásady pro jednání s firemními klienty apod.
Správně stanovený nástupní plán obsahuje plán cílů, plán aktivit, plán vzdělávání/osobního rozvoje a plán zpětné vazby. Samotné stanovení plánu by mělo probíhat vždy spolu s obchodníkem, s cílem aby se obchodník s plánem ztotožnil. Důležitý je prostor pro pravidelnou zpětnou vazbu.
První část plánu, kde se stanovují konkrétní počty obchodů v jednotlivých kategoriích, počty schůzek a počty telefonátů za určitou časovou jednotku. Teprve víme-li (a s obchodníkem prodiskutujeme), kolik je třeba telefonátů na jednu schůzku a kolik je třeba schůzek na jeden obchod (tzv. konverzní poměry, které by se měly v čase zlepšovat), můžeme začít s plánováním obchodů, případně i výdělků.
Tento plán je nástrojem k tomu, aby byly vytyčené cíle splněny. Obchodník by si měl spolu se svým manažerem stanovit, jaké konkrétní činnosti bude třeba realizovat k tomu, aby měl vždy zajištěn potřebný počet kontaktů pro sjednávání schůzek. Osvědčilo se plánování si konkrétních činností do jednotlivých dnů, resp. půldnů.
Část plánu, kde se stanovují jednotlivé semináře a tréninky, kterými nový obchodník po svém nástupu do společnosti prochází. Například orientace ve firmě, trénink na telefonování, vedení prodejního rozhovoru, získávání doporučení apod.
Jednoznačně by mělo být určeno, jak často se bude manažer s obchodníkem setkávat osobně a jak často budou probíhat telefonáty. Manažer zjišťuje jak se daří naplňovat plán cílů a aktivit, jakých úspěchů obchodník již dosáhl, s jakými nesnázemi se setkal, jakým způsobem je možno pomoci. Zpětnovazební rozhovor by měl být příležitostí k pochválení a motivaci, měl by nového obchodníka posouvat v jeho dovednostech. Nemělo by se jednat o monolog manažera, ale o řízenou diskusi s jasnými předem stanovenými otázkami. Neméně důležitý je prostor pro zpětnou vazbu a názory obchodníka.
U nových obchodníků se v praxi osvědčilo plánování vždy na měsíc dopředu s rozdělením do jednotlivých týdnů a dnů. Zpětnovazební osobní setkání manažera s obchodníkem by měla být minimálně jednou za týden, doplněná o pravidelné telefonáty (v prvních týdnech ideálně každodenní). Pro osobní setkání je vhodné páteční odpoledne, kdy se dá dobře shrnout uplynulý týden a je i správný čas pro doplánování týdne následujícího. Nejprve plánuje manažer spolu s obchodníkem, po určité době již obchodník přichází sám se svým předem vypracovaným návrhem. Celý proces plánování by měl probíhat v souladu se zásadami SMART – plán by měl být: Specifický (konkrétní), Měřitelný, Akceptovatelný (odsouhlasený, či ambiciózní), Realistický (či realizovatelný) a Termínovaný (časově ohraničený).