Zpětná vazbaJak poskytnout zpětnou vazbu efektivně

30. listopadu 2011

 

Zpětná vazba je jedním ze základních nástrojů vedení a rozvoje spolupracovníků. Bývá součástí pravidelných hodnotících rozhovorů. Měla by být poskytována při plnění každého důležitějšího úkolu. V krátké neformální podobě je obsažena v každodenní komunikaci mezi zaměstnancem a jeho nadřízeným. Probíhá i mezi členy týmu navzájem.

Někteří manažeři se mohou poskytování zpětné vazby obávat. Nevědí přesně jak ji správně poskytnout, nejsou si jistí co a jakým způsobem říci. Mohou mít strach z emotivních reakcí svých spolupracovníků. Správná připravenost poskytovatelů zpětné vazby je nezbytná. Pomoci může praktický trénink spojený s nácvikem dovedností, vztahujících se k poskytování zpětné vazby. Zapojeni do komunikace by měli být i příjemci zpětné vazby. Každý (poskytovatelé i příjemci) by měl dopředu vědět, co je cílem zpětné vazby a v čem konkrétně jemu osobně může pomoci. Spolupráce s útvarem interní komunikace bývá v takovýchto případech efektivní.

7 přínosů zpětné vazby pro zaměstnance a pro společnost

  1. Přispívá k otevřené komunikaci v rámci společnosti.
  2. Posiluje vztah důvěry mezi zaměstnancem a nadřízeným.
  3. Přispívá k rozvoji dovedností zaměstnance i nadřízeného.
  4. Umožňuje generovat nové nápady pro zlepšení firemních procesů, pro tvorbu nových produktů atd.
  5. Usnadňuje korigování nesprávně stanoveného postupu v procesu plnění úkolu, pomáhá předcházet chybám a šetřit firemní náklady.
  6. Je jedním z podkladů pro správné nastavení osobního plánu rozvoje pro zaměstnance i nadřízené.
  7. Je součástí komplexního systému hodnocení zaměstnanců i nadřízených.

7 zásad poskytování efektivní zpětné vazby

  1. Měla by být vyvážená (obsahovat pochvalu i kritiku). Začíná a končí pozitivním sdělením.
  2. Je plánovaná a pravidelná. Důležité je vhodně zvolené místo a čas.
  3. Je předem připravená (s jasnou osnovou, příklady a podkladovými daty nebo dokumenty).
  4. Je věcná a konkrétní. Měla by se týkat pozorovaných projevů chování, nikoliv osobnosti hodnoceného.
  5. Poskytovatel zpětné vazby by měl být v komunikaci upřímný, s emocemi pod kontrolou. Důležité je empatické jednání, vcítění se do role podřízeného.
  6. Zpětná vazba by měla být poskytována vždy osobně (nikoliv prostřednictvím telefonu nebo e-mailu).
  7. Důležitý je prostor pro zapojení zaměstnance, pro jeho vysvětlení a názory. Ze zpětné vazby mohou vyplývat konkrétní opatření nebo úkoly. Efektivní je zapojení zaměstnance do procesu navrhování řešení.

Velmi důležitá bývá zpětná vazba při vedení spolupracovníků, kteří svou činnost vykonávají ve větší vzdálenosti od svého bezprostředně nadřízeného a nejsou s ním v každodenním osobním kontaktu (např. obchodníci v oblastech, trenéři, koučové).

Zpětná vazba je součástí personálního marketingu společnosti. Může být konkurenční výhodou dané firmy. Správně nastavený systém poskytování zpětné vazby přispívá k otevřené firemní kultuře a zvyšuje motivaci zaměstnanců.

Martin Čuba