INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
ETON Business Consulting, s.r.o.
poslední aktualizace dne 30.8.2018
V rámci naší činnosti shromažďujeme a zpracováváme osobní údaje, a to způsobem popsaným níže. Účelem tohoto textu je poskytnout příslušné informace o rozsahu a povaze zpracování osobních údajů, o právech jednotlivců, jichž se osobní údaje týkají, a způsobu, jakým je možné tato práva uplatnit.
Shromáždění a zpracování osobních údajů provádíme plně v souladu s platnými právními předpisy na ochranu osobních údajů, zejména Obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR).
Správcem osobních údajů je společnost
ETON Business Consulting, s.r.o.,
se sídlem Karla Engliše 3221/2, Smíchov, 150 00 Praha 5,
IČO: 24844195
(dále jen „ETON“ nebo „my“).
V případě jakýchkoli žádostí o poskytnutí informací ke zpracování osobních údajů nebo v případě uplatnění práv ve smyslu článku 4 níže je možné využít tyto kontaktní údaje:
telefonní číslo: +420 603 841 995 nebo e-mailová adresa: martin.cuba@etonbc.cz
Osobní údaje zpracováváme vždy pouze v rozsahu daném konkrétním účelem zpracování. Vždy také záleží na postavení, ve kterém se příslušná osoba vůči nám v dané situaci nachází, jak je detailněji popsáno dále.
Výběrové řízení na konkrétní pozici
Pro naše zákazníky (ale občas i pro nás samotné) zpracováváme osobní údaje, které jsou nezbytné v souvislosti s výběrovým řízením kandidáta na volnou pracovní pozici, a to zejména v následujícím rozsahu: jméno a příjmení, telefonní číslo, emailová adresa a případně další osobní údaje obsažené v poskytnutém životopise (např. adresa trvalého bydliště, státní příslušnost, datum a místo narození, osobní fotografie, doručovací adresa, údaje o předchozích zaměstnavatelích, pracovních zkušenostech a dosavadním vzdělání či kvalifikaci, jazykové znalosti).
Osobní údaje kandidátů můžeme shromažďovat různými způsoby. Především je získáváme od kandidátů samotných, a to buď přímo, nebo prostřednictvím externích služeb umožňujících vložení životopisu nebo reakci na inzerát. V některých případech se na kandidáty obracíme na základě osobního doporučení nebo veřejně dostupných informacích (např. na sociálních sítích, firemních internetových stránkách či odborných veletrzích). V takových případech však osobní údaje nezpracováváme, pokud kandidát neprojeví zájem o danou pozici nebo neudělí souhlas s jejich uložením do naší databáze.
Právním základem pro zpracování výše uvedených údajů je provedení opatření před uzavřením pracovní či obdobné smlouvy (tj. jednání o uzavření smlouvy). Tyto osobní údaje budou zpracovávány po dobu nezbytně nutnou. Osobní údaje neúspěšných kandidátů jsou zpracovány do doby informování o nepřijetí na danou pracovní pozici. Osobní údaje úspěšných kandidátů mohou být dále zpracovány v souladu s pracovněprávními či jinými předpisy, a to zejména naším zákazníkem, kterému jako budoucímu zaměstnavateli a správci osobních údajů příslušné osobní údaje předáváme.
Naše databáze kandidátů
Za účelem nabídky pracovních příležitostí v budoucnu vytváříme databázi kandidátů, která obsahuje výše uvedené kontaktní údaje a životopisy kandidátů, ať úspěšných či neúspěšných. Pokud má daný kandidát zájem být v budoucnu kontaktován s nabídkou pracovních pozic, může nám dát svůj souhlas k takovému zpracování osobních údajů. S ohledem na potenciálně dlouhou dobu, po kterou může mít kandidát zájem být kontaktován s vhodnými pracovními nabídkami, provádíme toto zpracování po dobu trvání souhlasu (tj. dokud kandidát souhlas neodvolá nebo neomezí na určitou dobu). Pokud nedojde ke vzájemnému kontaktu v průběhu 5 let, osobní údaje smažeme.
V rámci vztahů s našimi obchodními partnery zpracováváme osobní údaje pro účely vedení obchodního vztahu (jako je např. zpracování osobních údajů kontaktních osob za účelem plnění smlouvy), v souvislosti s poskytováním školení a seminářů pro naše zákazníky a pro účely marketingu.
Obchodní vztahy
Osobní údaje, které zpracováváme, nám jsou zpravidla poskytnuty v okamžiku, kdy s obchodními partnery (resp. jejich zástupci) jednáme o spolupráci, uzavíráme smlouvu či jsme v jiném obchodním kontaktu. Pro účely ochrany našich práv či administrace smluvního vztahu můžeme někdy získávat některé údaje z vnějších zdrojů, např. z veřejně přístupných registrů jako je obchodní rejstřík, insolvenční rejstřík a administrativní registr ekonomických subjektů.
Osobní údaje, které zpracováváme, zahrnují například tyto kategorie údajů: identifikační údaje (jméno a příjmení, datum narození a identifikační číslo, číslo občanského průkazu); kontaktní ú (e-mailová adresa, korespondenční adresa, telefonní číslo); od podnikatelských subjektů můžeme také shromažďovat fakturační a platební údaje.
Hlavním účelem zpracování osobních údajů je v tomto případě poskytování především personálně-poradenských služeb (včetně pořádání školení a seminářů) a správa a udržování vztahů s našimi obchodními partnery (a jejich zástupci), tedy plnění smlouvy resp. provedení opatření před uzavřením smlouvy. Vedle toho zpracováváme osobní údaje našich obchodních partnerů (a jejich zástupců) také proto, abychom splnili své povinnosti podle platných účetních a daňových předpisů. V takových případech je zpracování osobních údajů založena na našich zákonných povinnostech.
Marketing
Našim zákazníkům a případně dalším obchodním partnerům občas zasíláme obchodní sdělení obvykle ve formě e-mailových zpráv, ve kterých informujeme o našich službách, žádáme o zpětnou vazbu apod. V tomto ohledu je zpracování kontaktních osobních údajů založeno na našem oprávněném zájmu poskytovat relevantní informace o společnosti ETON a propagovat naše služby. Adresát těchto sdělení má právo vznést námitku proti tomuto zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu. Zároveň je možné odhlásit odběr našich obchodních sdělení buď odkazem v každé jednotlivé zprávě, nebo e-mailem zaslaným na adresu: martin.cuba@etonbc.cz
Osobní údaje zaměstnanců a dalších spolupracovníků můžeme shromažďovat různými způsoby. Především je získáváme přímo od nich. Umožňují-li to platné právní předpisy, můžeme také shromažďovat osobní údaje z jiných zdrojů, například od úřadů, úředních osob (např. exekutorů) nebo poskytovatelů pracovně-lékařských služeb.
Naše smluvní a zákonná práva a povinnosti v souvislosti s pracovním poměrem vyžadují, abychom určité osobní údaje zpracovávali, jako například základní osobní údaje (jméno a příjmení, adresa bydliště a trvalého pobytu, e-mailová adresa, telefonní číslo, datum a místo narození, pohlaví a státní příslušnost, rodné číslo, číslo občanského či jiného identifikačního průkazu a informace o rodinném stavu); administrativní informace související s prací; informace týkající se pracovního poměru a kvalifikace; informace týkající se předchozích zaměstnání; mzdové a daňové údaje; údaje pro sociální, důchodové a zdravotní pojištění; údaje o dovolené, docházce a absencích; údaje o zdravotním stavu (informace o zaměstnaneckém pojištění, informace o pracovní neschopnosti, informace o pracovních úrazech, lékařská potvrzení).
Osobní údaje zpracováváme za účelem řízení našich lidských zdrojů a záležitostí spojených se zaměstnáváním pracovníků, uplatňování našich zákonných a smluvních práv a plnění povinností a veškerých souvisejících opatření. Právním základem pro zpracování osobních údajů je plnění pracovní smlouvy mezi společností ETON a zaměstnanci a plnění právních povinností, které se vztahují na společnost ETON jako zaměstnavatele.
Osobní údaje zpracováváme také proto, abychom zajistili bezpečnost našich systémů a zařízení, abychom zabránili neoprávněnému přístupu do našich prostor a zvýšili bezpečnost našich zaměstnanců. V těchto případech vycházíme při zpracování osobních údajů ze svého oprávněného zájmu zajistit, aby naše systémy a zařízení měly odpovídající úroveň zabezpečení a abychom zajistili bezpečnost našich prostor.
Osobní údaje našich zákazníků a dodavatelů zpracováváme v nezbytném rozsahu i pro účely uplatňování a výkonu našich právních nároků a pohledávek. Toto zpracování je založeno na našem oprávněném zájmu, kterým je ochrana našich majetkových práv a jiných zájmů, know-how, pověsti, apod.
Dále potřebujeme zpracovávat a uchovávat některé výše uvedené osobní údaje pro případ potenciálního sporu či správního řízení v budoucnu. Právním základem takového zpracování je oprávněný zájem společnosti ETON či třetí strany. Tyto osobní údaje budou zpracovávány po dobu nezbytnou k naplnění tohoto účelu, nejdéle však 10 let od rozhodné události pro běh promlčecí doby v každém konkrétním případě.
V některých případech nám právní předpisy ukládají uchovat dokumenty a informace po určitou dobu. Abychom splnili tento zákonný požadavek, uchováváme po stanovenou dobu například účetní dokumentaci a daňové doklady.
Osobní údaje kandidátů, zejména životopis, obvykle předáváme našemu zákazníkovi, pro kterého zajištujeme nábor zaměstnanců. Činíme tak s vědomím a na základě svolení kandidáta.
K ukládání osobních údajů kandidátů, komunikaci s nimi a další administrativní potřeby používáme cloudový informační systém provozovaný společností Datacruit s.r.o., která je pro tyto účely zpracovatelem osobních údajů.
Osobní údaje můžeme také dle potřeby předat jakékoli spolehlivé třetí straně, která pro nás zajišťuje administrativní nebo technickou podporu.
Osobní údaje mohou být námi zpřístupněny též úřadům a orgánům státní správy provádějícím dohled dle příslušných zákonů; a dále externím poradcům a dalším osobám vázaným povinností mlčenlivosti.
Osobní údaje nepředáváme mimo hranice Evropského hospodářského prostoru.
Jednotlivci mají právo na přístup k osobním údajům, které zpracováváme. Další práva zahrnují právo na opravu, aktualizaci, změnu nebo výmaz osobních údajů. Některé informace jsou však pro určité účely zcela nezbytné a mohou být také vyžadovány zákonem. Tyto osobní údaje proto není možné vymazat.
Jednotlivci mají také právo vznést námitku proti určitému zpracování. V rozsahu požadovaném platnými právními předpisy o ochraně osobních údajů je možné uplatnit právo na omezení zpracování údajů.
V rozsahu požadovaném platnými právními předpisy je dále možné využít práva na přenositelnost údajů, tj. právo obdržet své osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném strojově čitelném formátu a předat je jinému správci osobních údajů.
Pro účely výše uvedených žádostí a uplatnění práv jednotlivců je možné využít tuto adresu: martin.cuba@etonbc.cz
Pokud by se kdokoli domníval, že s jeho osobními údaji nakládáme nesprávně, má právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, jehož kontaktní údaje a další příslušné informace jsou dostupné zde: www.uoou.cz.
Společnost ETON může tento informační dokument upravovat dle aktuální potřeby. V takovém případě budou příslušné osoby o provedené změně včas vyrozuměni prostřednictvím dohodnutých komunikačních prostředků. Aktuální znění tohoto textu je také dostupné na našich internetových stránkách http://www.etonbc.cz/souhlas-se-zpracovanim-osobnich-udaju/
Zachováváme přiměřená bezpečnostní opatření (včetně fyzických, elektronických a administrativních) k ochraně osobních údajů před ztrátou, zničením, zneužitím a neoprávněným přístupem či zpřístupněním. Přístup k osobním údajům například omezujeme pouze na oprávněné zaměstnance a dodavatele, kteří tyto informace potřebují znát v rámci plnění svých úkolů.
Vezměte prosím na vědomí, že ačkoli se snažíme zajišťovat přiměřená opatření k zabezpečení osobních údajů, žádný bezpečnostní systém nemůže zabránit všem porušením zabezpečení, která mohou nastat.